Les logiciels de facturation sont aujourd'hui une solution incontournable de gestion comptable pour les propriétaires d'entreprise. Leur utilisation est nécessaire pour maintenir les comptes de l'entreprise informatisée. Il facilite également la gestion des reçus dans le cadre du paiement des services. Dans certains cas, l'utilisation de cet outil est implicitement mandatée par la loi. Il y a donc des logiciels de facturation qui sont agréés par l'administration fiscale. Quoi qu'il en soit, ces logiciels restent en tout point de vue des outils très bénéfiques pour les start-up. Découvrez ici quelques raisons qui redent l'utilisation des logiciels de facturation agréé par l'administration fiscale indispensable.
Logiciel de facturation agréé : Qu'est-ce que c'est ?
Un logiciel de facturation est une application conçue principalement pour générer des factures conformes aux normes en vigueur. Il contient de nombreuses fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de créer, modifier et gérer facilement ces documents. Cependant, il peut également être utilisé pour créer des devis et gérer des activités commerciales.
Il s'agit d'un logiciel qui emprunte en réalité certaines fonctionnalités aux CRM traditionnels, de quoi permettre aux PDG et entrepreneurs indépendants d'évaluer la performance financière de leur entreprise. Ce type d'application est également essentiel pour la tenue des comptes informatisés. Sans cet outil, il serait difficile de produire la documentation nécessaire pour justifier l'ensemble des recettes perçues par la structure.
De plus, toutes les informations obligatoires requises par les autorités fiscales sont automatiquement renseignées, éliminant ainsi de nombreux désagréments pour les clients concernés lors des vérifications.
Quels sont les atouts d'un logiciel de facturation agréé par l'administration fiscale ?
Les avantages liés à l'utilisation des logiciels de facturation sont nombreux. Elles peuvent néanmoins être résumées en quelques points spécifiques
La centralisation de la base de données clients
La centralisation de la base de données est le tout premier avantage d'un logiciel de facturation. En effet, l'application permet aux entreprises de centraliser leurs fiches clients tout en répertoriant les informations importantes telles que : l'adresse, le taux de TVA, les modalités de facturation, etc.
Bien paramétré, un logiciel de facturation garantit l'unicité de l'information. Autrement dit, il permet d'éviter l'affichage des doublons. Ceci dit, il est conseillé de ne pas saisir les informations déjà intégrées au logiciel de facturation dans une autre application de comptabilité ou de gestion commerciale.
Le respect des règles relatives à la facturation
De toute évidence, la facturation reste une tâche chronophage et complexe à gérer. C'est un processus dont les règles sont d'ailleurs en évolution constante. Ainsi, l'usage d'un logiciel de facturation agréé aide les entreprises à se mettre en conformité avec les obligations législatives en vigueur.
En effet avec ce type de logiciel, il est impossible d'oublier les mentions obligatoires qui sont des impositions juridiques. En général, ces dites mentions qui doivent nécessairement être prises en compte se résument à :
- la date d'émission ;
- l'identification des entreprises ;
- le délai de paiement ;
- le taux de TVA ;
- le taux des pénalités de retard…
À noter que les entreprises s'exposent généralement à de grosses actions lorsqu'elles omettent ces mentions dans leurs factures. Par ailleurs, les logiciels de facturations aident à respecter les principes importants de numérotation des factures. En d'autres termes, leur usage facilite l'attribution rigoureuse des chiffres uniques inscrits sur les factures. Elle permet aussi d'effectuer un bon classement des factures.
Une meilleure suivie des créances
Les logiciels de facturation agréés intègrent généralement un module qui permet aux entreprises de suivre efficacement le recouvrement des créances. Néanmoins, notez que cette fonctionnalité n'est pas accessible sur tous les logiciels de facturation. La plupart de ces applications agréées par l'administration fiscale vous permettent d'effectuer cette tâche de suivi de créance.
Elles automatisent la gestion des fichiers clients et signalent les impayées grâce à des messages d'alertes. Certains logiciels signalisent les factures non payées par des notifications qui s'affichent à l'écran. D'autres intègrent des solutions de relance automatique par e-mail en cas de retard de paiement. Ceci dit, il est très important que le paramétrage soit bien fait pour bénéficier de cette option.
Une bonne suivie de l'évolution des affaires
Certains logiciels de facturation agréés comportent des modules qui permettent le suivi de l'évolution des affaires de l'entreprise. Ces dits modules sont en réalité des tableaux de bord qui mettent en avant tous les détails concernant les activités de la société.
Vous y verrez par exemple les chiffres d'affaires effectués sur une période donnée, les produits les plus vendus, le délai moyen de paiement des clients, etc. Toutes ces informations sont automatiquement disponibles dans le tableau au fur et à mesure que l'entreprise évolue.
Les erreurs sont limitées au maximum
Les logiciels de facturation sont des systèmes informatiques qui reportent et calculent automatiquement des données sans l'intervention humaine. Ainsi, ils réduisent de façon significative les marges d'erreur. En réalité, l'exécution sans faute de certaines tâches de facturation ne peut être réellement garantie par l'être humain.
L'utilisation des logiciels de facturation permet alors de faciliter les choses. De plus, ils permettent d'éviter les éventuels oublis de facturation, car ces logiciels conservent une traçabilité de toutes les opérations effectuées.
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Le gain de temps
Les logiciels de facturation agréés facilitent l'automatisation des tâches. Ils simplifient grandement la portée des travaux comptables permettant ainsi aux entreprises de gagner du temps. De plus, ces applications intègrent de nombreuses fonctionnalités intéressantes qui allègent les processus de travail. Au nombre de ces fonctionnalités, nous pouvons citer :
- le lettrage automatique ;
- la création de guides de saisie ;
- l'intégration automatique de données, etc.
De façon concrète, ces logiciels constituent une excellente alternative pour épargner une entreprise de la lourdeur des tâches manuelles.
L'adaptabilité
L'adaptabilité est l'un des grands atouts d'un logiciel de facturation agréé par l'administration fiscale. En réalité, ces applications font vraiment preuve d'une grande flexibilité concernant les besoins d'une entreprise. Ce sont des logiciels qui couvrent aussi bien les besoins d'une PME que ceux d'une TPE.
Ils s'accordent également aux grandes entreprises. Les solutions qu'ils intègrent comprennent en général des modules auxquels la société est libre de souscrire ou non. De plus, il faut souligner que d'autres solutions de gestion peuvent être utilisées en complément de ces logiciels de comptabilité.
Les logiciels de facturation sont visiblement très utiles. Ce sont des applications qui peuvent faciliter la vie en entreprise. Toutefois, notez qu'il n'y a aucune loi qui oblige les entrepreneurs ou les indépendants à utiliser un logiciel de facturation.
Les autorités compétentes exigent uniquement des entreprises et des microentreprises qu'elles tiennent des registres des transactions effectuées. Les factures font office de reçus. Toutefois, à l'heure de la digitalisation, il apparaît indispensable de se doter d'un outil informatique d'émission des factures. Cela rationalise la gestion de la structure.
