Comment se déroule la destruction des archives comptables ?
Les archives sont un élément très important dans n’importe quelle entreprise. La gestion de ces dernières est soumise à plusieurs réglementations pour conserver les droits des uns et des autres.
Parmi les archives, on trouve les documents comptables qui sont présents dans toutes les collectivités et qui nécessitent une prise en charge particulière.
Après une certaine durée, il faudra faire la destruction de ces documents tout en respectant certaines règles. Pour cela, il est impératif de connaitre le déroulement de cette opération.
Alors, comment se passe la destruction des archives comptables ?
Pourquoi procéder à la destruction des archives comptables ?
Au cours de son activité, une entreprise générera une grande quantité de documents quotidiennement et ceci nécessite d’avoir recours à un système de gestion pour traiter ces dernières sans problème.
Bien que certaines archives n’aient pas une grande importance sur le plan réglementaire et confidentiel, les documents comptables, en revanche, sont très importants.
Le stockage des archives comptables passe par plusieurs étapes pour ensuite être détruites en suivant un procédé spécifique effectué par un prestataire extérieur.
L’élimination des documents d’une entreprise peut apporter plusieurs avantages pour cette dernière.
Tout d’abord, il faut savoir que les archives sont mises dans des espaces de stockage à l’intérieur de l’entreprise ou dans un établissement dédié à cet effet.
Les documents, avec le temps, peuvent s’accumuler très rapidement pour occuper un espace de plus en plus grand. En plus de ça, la gestion des archives n’est pas une opération facile à mener, puisqu’il faudra trier de manière précise une centaine de documents pour être capable de les trouver facilement en cas de besoin.
Ainsi, la destruction régulière des archives va permettre de gagner de l’espace de stockage dans les entrepôts pour faire de la place pour les nouveaux documents.
On peut aussi considérer l’élimination de ces documents comme une mesure économique. En effet, plus le volume des archives est grand, plus les dépenses de gestion et de stockage seront élevées.
De l’autre côté, il ne faut pas oublier que les archives comptables contiennent des informations confidentielles. De ce fait, leur destruction est la meilleure façon pour ne pas divulguer certaines erreurs commises et réglées dans le passé.
Déroulement de la destruction des archives comptables
Tout d’abord, il faut noter que la destruction des archives est aussi une action bénéfique d’un point de vue écologique, puisque les déchets obtenus pourront être recyclés pour fabriquer de nouveaux papiers. De cette manière, vous allez contribuer à la réduction de l’exploitation des ressources naturelles, notamment les arbres qui sont utilisés dans la fabrication du papier.
La destruction des archives comptables est une tâche compliquée qui peut être déléguée mais qui doit se faire en suivant plusieurs étapes.
La première chose à faire est de déterminer les archives qui ont dépassé leur durée de stockage et qui doivent être éliminées. C’est une étape très simple à réaliser, puisqu’il existe aujourd’hui plusieurs logiciels informatiques, comme GED, qui vous permettront de sélectionner les archives comptables que vous devez détruire.
En ce qui concerne la destruction proprement dite, celle-ci peut se dérouler de deux façons différentes.
Les documents en question peuvent être transportés pour être détruits au niveau d’un établissement spécifique en utilisant un matériel professionnel qui procède au broyage de tous les papiers.
Aussi, il est possible de faire l’élimination des archives comptables sur au sein de l’entreprise. Dans ce cas, le prestataire qui se charge de cette opération enverra un ou plusieurs camions broyeurs.
Quand faire la destruction des archives comptables ?
En premier lieu, il faut savoir que chaque type d’archives a une durée de conservation précise. Ainsi, les entreprises ne peuvent pas faire la destruction de ces derniers avant la date d’échéance.
Pour les archives comptables, la durée de conservation est de 10 ans pour tous les types de documents, comme :
- le livre journal ;
- le grand livre ;
- le livre d’inventaire ;
- les bilans annuels ;
- les comtes de résultats ;
- les documents annexes.
Il faut noter que l’entreprise a le droit de dépasser la durée de conservation de ses archives. Cependant, en cas d’une destruction précoce (avant le terme), l’entreprise encourra une amende de 1 500 à 25 000 euros.
La destruction des archives comptables est une opération cruciale qui doit se faire régulièrement en respectant des règles de confidentialité et une durée de conservation de 10 ans.
À qui confier votre destruction d’archive ?
La destruction d’archives, comptables ou autres, est une nécessité pour beaucoup d’entreprises qui ne disposent pas d’espace de stockage suffisant. Comme nous l’avons vu, cela concerne, bien sûr, des documents qu’elles ne sont pas tenues de conserver au-delà d’une certaine date. Mais à qui confier la destruction de ces documents confidentiels ?
Pour procéder à la destruction de vos archives, vous pouvez le faire vous-même en utilisant des outils de destruction spécifiques et en mobilisant votre personnel. Cependant, selon le volume concerné, cela peut représenter une certaine dépense, tant en nombre d’heures de travail que d’investissement en matériel.
Pour vous éviter cela, il est préférable d’avoir recours à un professionnel, comme City Débarras, par exemple. En effet, ce professionnel spécialiste de la destruction d’archives comptable vous propose un service sécurisé pour tous vos documents. La confidentialité des données est au cœur de ce service, c’est pourquoi il est confié à du personnel rigoureusement sélectionné.
Cette société, qui intervient sur Paris et dans l’ensemble de l’Île-de-France, vous propose de détruire vos archives dans un lieu dédié à cette activité ou éventuellement d’assister à la destruction de vos archives, puisqu’elle peut se faire à l’aide d’un camion-broyeur itinérant. Dans tous les cas, un certificat de destruction vous sera remis.
